כנס הוא אירוע חד פעמי או קבוע אחת לתקופה המסוימת, הבא לקדם רעיון מסוים לקהל יעד ייחודי. הכנס יכול להימשך על פני יום אחד, חצי יום ולעתים גם על פני כמה ימים. במהלך הכנס ישולבו הרצאות, סדנאות, פעילויות ולרוב גם זמן לפגישות בין לבין ליצירת קשרים ושיתופי פעולה וכן שיחות ושיפור מעורבות בין המשתתפים. כל ארגון של כנס רציני דורש זמן, משאבים וכסף ויש לדאוג לדברים רבים גם לקטנים שבהם על מנת שהכנס יעבור בהצלחה.
להלן מדריך קצר לניהול והפקת כנסים בינלאומיים ברמה הגבוהה ביותר במספר צעדים:
צעד 1 – בניית הקונספט והגדרת מטרות:
כל כנס דורש השקעה ושימוש במשאבים רבים, בוודאי כאשר מדובר בכנס בינלאומי. ראשית יהיה עלינו להגדיר את האפיון הראשוני של הכנס. למי הכנס מיועד? מה אחרים יחשבו? כיצד נוכל אולי ליצור באז סביבו? היכן אנו רוצים שהוא יתקיים? מהן המטרות של הכנס? כיצד נגדיר את המדדים להצלחה שלנו? האם אפשר לשבת עם הצוות המארגן ולהכין הערות או רעיונות? תתי מטרות לפי נושאים שונים כמו מרצים, תורמים, מבקרים, מכירות וכד'. לאחר בניית הקונספט והגדרת המטרות יהיה לנו רעיון מדיד וכיוון שממנו נוכל להתחיל לתכנן את הכנס.
צעד 2 – תכנון ותפעול:
כל שלב בכנס צריך לעבוד טיפ טופ ויהיה עליכם לוודא שהכול מתוכנן כראוי. כאשר מבצעים את התכנון המוקדם של הכנס ואת השלבים השונים בו עד לפרטים הקטנים ניתן להתמודד עם אתגרים שונים שעשויים להעלות, כמו גם לאבחן תקלות פוטנציאליים או קשיים כלשהם ולטפל בהם מבעוד מועד. במידה ואתם רוצים לגייס תורמים לקיום הכנס תוכלו לתכנן כיצד אתם רוצים לחלוק להם כבוד למשל: האם על ידי נשיאת נאום? האם על ידי השתתפות בוועדה מיוחדת לקבלת החלטות אודות הכנס? האם על ידי הזמנת VIP לאזור מיוחד בכנס? ועוד. בשלב הבא יהיה עליכם לתכנן את בניית התקציב והחלוקה שלו. כמה עולה כל דבר? כל שירות? כל מוצר? כמה עולה האוכל והשתייה? כמה שכירת המקום? האם יש הוצאות נסיעה? הוצאות שיווק ופרסום? הוצאות קריאטיב? הוצאות שיפוץ ומיתוג המקום? הוצאות על הדפסות של חוברות וחומרים לכנס, הוצאות על תפאורה והוצאות רבות אחרות.
כפי שאתם מבינים החלק של התכנון הוא הקריטי ביותר בתהליך ולכן זה לא מסתיים בבניית תקציב או גיוס תורמים אלא גם בניהול מבנה הכנס והתוכן המועבר בו, כמה זמן הוא יתקיים, באיזה תאריך הוא יתקיים, היכן הוא יתקיים, מה יהיה בין פעילויות הכנס ועוד.
צעד 3 – שיווק ופרסום הכנס:
בשלב הזה שלאחר התכנון, הזמנת המקום, קביעת התאריך וכבר יש מי שדואג לארגון כל יתר הדברים – הגיע הזמן להתחיל לשווק את האירוע. מומלץ להתחיל עם רשימה מוקדמת של אנשים והבטחה של הטבה מסוימת בעת ההרשמה המוקדמת. ההרשמה המוקדמת תקנה לכם הערכה גסה לגבי כמות המשתתפים הפוטנציאלית בכנס ואף תראה לכם את מידת ההתעניינות בו. מההרשמה המוקדמת ניתן יהיה להתקדם לפתיחת הרישום הרשמית של הכנס ושיווק ופרסום שלו במדיה האינטרנט, בערוצי התקשורת השונים והכול בהתאם לתקציב שלכם ולהתייעצות עם חברת פרסום מנוסה ומקצועית. בפרסומים שלהם כדאי לכלול מפרט לגבי תכנית הכנס, אנשים בעלי מוניטין בתחום שאמורים להעביר הרצאה/סדנה וכן את כל הסיבות מדוע כדאי להגיע.
צעד 4 – תפעול הכנס:
יום הכנס הגיע וכעת האתגר שלכם הוא לדאוג שהכול יעבור בהצלחה. בדקו היטב שהכול מתפקד כראוי לפני פתיחת הכנס, שכל המרצים הגיעו, שהתפאורה עומדת, שהתאורה עובדת, שלאורחים יש גישה נוחה בכניסה ושכל הרולאפים ומוצרי הפרסום נמצאים במקומם. וודאו כי המחשב עם המצגת מוכן, שהמקרן עובד ושיש חלקי חילוף לכל מקרה של תקלה. במידה ולא ביצעתם גביית תשלום מראש מהלקוחות אלא מבצעים אותה במקום, וודאו כי יש מספיק עודף בקופה, שהמערכת להנפקת חשבוניות עובדת ושכל אנשי המקצוע הפזורים בשטח דואגים שהכול יתפקד כראוי בהתאם לתחום האחראיות שלהם.
צעד 5 – סיכום ומשוב:
עם סיום הכנס חשוב להכין הערכה סופית ומשוב לגבי התפעול הכללי של הכנס, התוצאות שלו במישורים מסוימים והשוואת התוצאות להגדרות שהצבתם בתחילה. לבסוף, תוכלו להסיק את המסקנות לקראת הכנסים הבאים וללמוד כיצד להשתפר להבא: כיצד להביא יותר אנשים, כיצד לאפשר להם יותר זמן חופשי, כיצד לדאוג לחלקי חילוף במקרה של תקלות, כיצד להביא מרצים יותר מוכרים או מעניינים, כיצד להאריך/לקצר את הכנס וכו'. מומלץ בחום גם לבקש משוב (אפילו אנונימי) ממשתפי הכנס.
